RFPとは？要件定義書とは？要求仕様書とは？ウェブサイト開発における関係性を解説します！

1.ウェブサイトの設計前に欠かせない重要工程

みなさん、ウェブサイト制作を外部業者に依頼するとき、どのような手順や方法で作業を進めていますか？

「自分たちがウェブサイトで実現したいことをどのように業者につたえたらいいのだろうか」「どのくらいの業者に声をかけ、どのようにパートナーを選んでいけばいいのだろうか」など、この工程に不安を抱えたりつまづいたりする方は多くいらっしゃいます。

實石 優

社内の意見を取りまとめるにも一苦労ですし、それをもれなく外部業者となるパートナーにも伝えて形にしなくてはならない…。 どのように進めればいいのでしょうか。

ウェブサイト制作で最も苦戦するのは「要件定義」の工程だと言われます。技術と組織の両面からのアプローチが必要なので特に難しいと思いますが、ここまでの作業をおこたると、その後の設計や制作作業工程で「こんなはずではなかったのに…」という事態に陥ることがあります。 外部パートナーとよりよい関係を築き、質のたかい要件定義書を作り上げるためには、その前段階の社内での要求事項の棚卸しやRFP作成の完成度の高さが求められます。

谷川 雄亮

實石 優

「要求事項の棚卸し」「RFP」「要件定義」… まずは用語理解と全体の流れを把握してみます。

2.要求仕様書とは？RFP（提案依頼書）とは？要件定義書とは？まずは、３つの違いを知ろう

ウェブサイトの設計工程前で重要なものが、要求仕様書、RFP（提案依頼書）、要件定義書になります。
ウェブ担当者が主体なって進める部分になります。

要求仕様書とは？

「要求仕様書」「要求定義書」「要求一覧」「要求事項」など、さまざまな呼び方をされますが、「ウェブサイト上でこんなことを表現したい」「これをやりたい」という要求（要望）をとにかく洗いだしたものです。あれもこれもとただ思いつくまま要求の出すのではなく、「何のためにやるのか」「（ウェブサイトでそれ実現することで）ユーザーにどのような状態になってもらうことを目指しているのか」など、その要求を実現することで達成したいゴールとセットで考えることが重要です。

RFP（提案依頼書）とは？

要求仕様書のなかから、それぞれの工程を依頼する業者向けに、何をどうしたいかという要望をまとめるものです。ウェブシステム開発ならその分野で実現したいことだけを取りまとめるようにします。

社内でしかわからない部分もあり、すべて業者に丸投げしては、漏れや不備がでてくることもあります。

また、要求仕様書で洗い出したものをすべてRFPにもってくるのでは予算やスケジュールが合わないこともあります。

目的と社内体制をふまえて、外注範囲を決めましょう。

要件定義書とは？

RFPを受け取った業者側が、そこに書かれた要望をどのような形で実現させるかをまとめたものです。RFPで要求されているものをどのような機能を使って実装させるか、要求を満たすためにはどのような設計をすればいいのかなどの提案が出てきます。

RFPの内容をそのまま実現できればいいのですが、機能や予算の面で要望がすべて反映されるとは限りません。どこが重要で崩してはいけない部分なのか、代案で対処できるものはないのか、必ずしも今回やらなくても支障がないものなど、優先順位を定めましょう。

このとき、今回はやらなくてもいいものと判断したものでも、いずれ手を入れることになるとわかっているものであれば、その時に作業がスムーズにできたり手戻りが起きたりしないような状態にしておくといいでしょう。

ちなみにRFPを受け取った外部業者がすべてパートナー業者に選ばれるわけではありません。RFPを受け取った業者が、それに回答する形で発注者に向けて提案書を作成します。

それぞれの業者から提出された提案書を受けて、パートナーとなる外部業者とその後の作業工程に進むための仕様を確認するものが、この「要件定義書」を介した工程になります。

3.「3ステップ」の関係性

「要求定義：やりたいこととにかく洗い出す」→「RFP：ウェブシステムに関することならウェブシステムの開発業者に出す内容をまとめる」→「要件定義：RFPを受け取った業者側が提案する」という流れになります。

また、それぞれの立場（発注者と外部業者）からみた関係性は下記のような形になります。

4.要件定義工程までの進め方が、そのサイトの成否の8割を決める！？

業者に丸なげするやり方だったり、作業範囲や契約条件があいまいなままの提案で契約を結んでプロジェクトをスタートさせてしまったりすると、必ずどこかで「こんなはずではなかった」という状況に陥ってしまいます。RFPや要件定義書はウェブサイトの完成度の高さを左右するのです。

ウェブサイトを作って終わりではありません。ユーザーの満足度を高め、事業成果につなげるためには、具体的なウェブサイト制作に入る前のこの設計段階は重要工程なのです。