企業のWeb担当者が実践したい20の業務（ポイント）-日々の運営も、数年に1度のサイトリニューアルも考える

日々の運営で気をつけたい7つのポイント

サイトリニューアルは、工数も予算も大掛かりなものが必要となるため一大プロジェクトとして注目されがちですが、期間で考えればWeb担当者の仕事の大半は日々の運営が占めるでしょう。日々の運営では、細分化されるタスクが山積みです。また目の前の課題を解決するためには小さな改善が欠かせません。ここでは大きく7つの視点から、日々の運営時に考えていきたいポイントをご紹介します。

• コンテンツ更新の設計　
• ページ制作（原稿準備とコンテンツ登録）
• 更新運営業務に関する発注管理
• プロモーションの企画と実施
• 顧客対応
• 効果検証
• 関連法規への対応とリスク管理

1.コンテンツ更新の設計

Web担当者自身がコンテンツの準備から制作作業をおこなう場合もある一方、依頼主の要求をかたちにすることが求められる場合も多いでしょう。そのような時、依頼主との間でどんな情報や確認ポイントが必要か洗い出してみると、依頼主のニーズの把握がスムーズになります。

2.ページ制作（原稿準備とコンテンツ登録）

設計書にもとづき掲載素材を準備したり、コンテンツの登録作業をしたりするときに注意したいことは、品質が一定に保たれているかどうかです。登録から公開までのガイドラインで、サイトの品質を保つ工夫をしてみてください。

3.更新運営業務に関する発注管理

コンテンツの更新や制作業務を外部に発注するときの管理方法になります。外部業者の力を引き出し、品質条件を満たす納品を確実におこなってもらうためには、「的確な指示」「中間成果物の各や修正指示の質を高める」ことがポイントとなります。

4.プロモーションの企画と実施

どんなにいいコンテンツでも、プロモーション無しではなかなか成果につながりません。多くの場合、メリットだけでなく注意事項も存在しますので、達成目標を定め、自社に最適な方法を探してみてください。

※プロモーションについては「効果的なウェブ集客方法まとめ」で詳しく紹介しています。

効果的なウェブ集客方法まとめ-成功の秘訣はプル型広告とプッシュ型広告の使い分け

5.顧客対応

プロモーションでの反応は、さまざまな問い合わせや資料請求、注文などといったかたちで表れます。対応フローを定め、顧客満足度が高められるようにしておきましょう。

6.効果検証

成果がうまく出ない時にはその改善点を見つけ出すために、また成果が出た時には何が良かったのかを検証、分析して次につなげる活動が必要です。PV数の多い/少ないだけでは、事業成果に貢献しているかどうかはわかりません。何をもって成功とするか、という指標を定める必要があります。
データから見える数字だけ追うのではなく、想像力を働かせて仮説を立て、考察を繰り返すことが成果につながります。

7.関連法規への対応とリスク管理

守らなければならない法令や条例の把握もWeb担当者の仕事のひとつです。
また、近年増えているサイバー攻撃への備えなど、対策は練っておきたいところです。

サイトリニューアルで押さえたい8つのポイント

システムが古くなったり、サイトの目的に変化が生じたりと理由はさまざまですが、数年に1度のペースでサイトリニューアルを考えることになります。スケジュールや予算に余裕をもたせたリニューアルに臨めるように準備しておきましょう。
ここでは8つの視点から、リニューアルプロジェクトを成功に導くために押さえたいポイントをご紹介します。

• プロジェクト計画
• プロジェクトチームの編成
• Web戦略立案
• RFP（提案依頼書）作成と業者選定
• 要件定義
• リニューアルサイトの設計
• リニューアル開発の進捗管理や中間成果物の確認
• サイト公開

8.プロジェクト計画

リニューアルの必要性を見極め、リニューアルと判断した場合には予算やスケジュールなど、社内稟議を通すための段階です。なぜいまリニューアルをするのかを考えることはもちろんですが、リニューアル後にどうなっていたいのかも考えましょう。

※リニューアルの企画書については「ウェブサイトリニューアル企画書の校正と作成のコツ」でも紹介しています。

予算が通る！ウェブサイトリニューアル企画書の構成と作成のコツ

9.プロジェクトチームの編成

チーム編成はリニューアルの成功の可否も決まることになります。どのように社内メンバーを選定するか、またチームとしてどのように役割分担していくかなどを取りまとめることも、サイトリニューアル時においてはWeb担当者の業務です。
この後紹介する「チームビルディング」とあわせて、よりよりチームを作り上げるために何が必要かを洗い出してみましょう。

10.Web戦略立案

経営計画や事業戦略にもとづき、自社にとってのWebサイトのあるべき姿を考える工程です。戦略立案は業者選定後におこなうと考える方もいらっしゃいますが、練った戦略の内容によって、選ぶ業者も発注範囲も変わってきます。まずは社内で、自分たちがどうしたいのかを取りまとめることが大切です。

※Web戦略を具体的に考えることにも有効な「ビジネスプロセスマップ」というフレームワークをあやとりでは提供しています。

ビジネスプロセスマップ作成

11.RFP（提案依頼書）作成と業者選定

RFPをもとに、業者選定をおこないますが、どのような基準でコンペをおこなったり業者を絞ったりすればいいかわからないという方も多いようです。ここで選択した業者と二人三脚で自社のWebサイトリニューアルを進めることになります。
提案評価表を社内で事前に準備し、それに沿ったかたちで採否の判断をおこない、よりよい関係が築ける相手を見つけましょう。

※RFPについてはコラム「要件定義と要求定義の違いをご存じですか？」でも取り上げています。

要件定義と要求定義の違いをご存じですか？サイトリニューアルに着手する前に重要な3ステップをわかりやすく解説します

12.要件定義

業者主導で進む工程とはいえ、自社サイトをどのように運用したいか、何を成し遂げたいかなどをもれなく反映してもらうためには、要求事項を正確に業者に伝える必要があります。業者とのやりとりで、どのタイミングでどんな内容を定める必要があるのかなどを具体的な実現方法として明確化していきましょう。

※要件定義については「サイトリニューアルの要求定義で失敗しないための重要整理ポイント10選」でも取り上げています。

サイトリニューアルの要求定義（要件定義）を失敗しないための重要整理ポイント10選

13.リニューアルサイトの設計

すべての設計書に対して、その役割や意図を理解しておく必要があります。各設計書の確認はメンバーの誰が担当するのか、どのような部門と連携する必要があるのかなどを考えておきましょう。

14.リニューアル開発の進捗管理や中間成果物の確認

この段階では社内外の多くの人が、自分のタスクにとりかかっている段階です。スケジュール通りに進行できているか、内容はどんなものになっているかなど、随時把握することが大切です。円滑に開発工程を進めるため、社内外の関係者の業務管理を、時間管理と品質管理の面からおこないましょう。

15.サイト公開

サイトは公開して終わりではありません。そこから日々の運用と改善活動が始まります。円滑な日々の運営フェーズを迎えるためにも、公開前の確認事項には何が必要か、公開日のスケジュールに漏れはないかなどを、業者と最後まで取り決めましょう。

※サイトリニューアル全般については「失敗しない！Webサイト（ホームページ）リニューアルの進め方」でも詳しく紹介しています。

失敗しない！Webサイト（ホームページ）リニューアルの進め方【手順や流れ、タイミングを徹底解説】

Web担当者に求められるチームビルディングの5つのポイント

ここまで、シチュエーション別でWeb担当者の業務を見てきましたが、どちらの場合も成功させるためにはよいチームをつくることが欠かせません。Web担当者に求められる、成果を上げるためのチームづくりのポイントを5つご紹介します。

• 担当者としての役割確認
• サイト運営目的の理解
• サイト運営状況の把握
• 社内関係者の把握とチームマネジメント
• 社外関係者（発注先業者）の把握とチームマネジメント

16.Web担当者としての役割確認

まず、自分がどのような役割を求められているのか、ミッションはなにかを確認しましょう。Webサイトの役割は変化し、さらに拡大し続けています。

17.Webサイト運営目的の理解

Webサイトの目的によって、サイトのあるべき姿は変わってきます。
以下は、Webサイトの目的設定例ですが、目的は企業ごとに異なるはずです。自社での目的を定義し、関係者と共有することが大切です。

18.Webサイト運営状況の把握

Webサイトの目的の把握ができたら、現状のサイト運営がその目的に沿ったものになっているかどうか、今一度見直してみましょう。さまざまなところに情報が分散されていることも多くあります。全体の状況整理をしておくと良いでしょう。

※ここまでの流れは、「企業ウェブ（Web）担当者の仕事―Web担当者になったら何をする？」でも取り上げています。

【初心者必見！】企業Web担当者になったら何をする？役割や仕事内容、よくあるお悩みに対する解決のヒントまで

19、20.社内関係者/社外関係者（発注先業者）の把握とチームマネジメント

Webサイト運営は1人でできるものではありません。企業内で「Web担当者」と位置付けられている方はあなたたけかもしれませんが、その運営には社内のさまざまな部署や立場の方、また、制作会社や広告代理店など社外の取引先の方も多くかかわっていることでしょう。
円滑な運営には、そのような方々と良好な人間関係を気づいておかなければなりません。

Web担当者の仕事全般を把握する方法

大きく3つのまとまりでWeb担当者の仕事や必要な考え方について取り上げてきましたが、実際にその場面が訪れないとわからないことも多いものです。
あやとりでは、このようなWeb担当者に求められるスキルと業務手順を、短期集中で学べる講座「ウェブマネジメント講座」を開催しております。現場での実践を重視した学習スタイルで、戦略的ウェブ活用のエッセンスを凝縮した内容を学びます。
今回、このコラムでご紹介した20の業務、実は、その講座から抜粋した流れになっています。講座ではひとつひとつの流れを詳しく、具体的に紹介しますので、明日から使える日々の運営にも、いつか訪れるサイトリニューアル時にも役立てていただける構成になっております。

ウェブマネジメント®講座

まとめ

Webサイトの運営には正解がなく、また1人Web担当者という方も多いので、つねに悩みながら作業することも多いかもしれません。
しかし、分析や検証を繰り返しながら、自社にとって何が必要かを取捨選択していく地道な作業の積み重ねが、大きな成果につながります。
何か知りたい情報、解決したい課題がありましたら、ぜひ「ウェブマネジメント・アカデミー」編集部までリクエストをくださいね。